E-signering för HR och personalavdelningar

Fördelar med e-signering för HR

HR-avdelningar hanterar stora mängder dokument som kräver underskrifter. E-signering med BankID förenklar hela processen:

Användningsområden för HR

Anställningsavtal

Det viktigaste dokumentet i rekryteringsprocessen:

• Skicka anställningsavtal direkt efter muntligt erbjudande
• Kandidaten kan signera samma dag
• Medarbetaren kan börja tidigare när allt är klart snabbt
• Perfekt för distansanställningar - inget kontor besök behövs
• Tydlig dokumentation av alla anställningsvillkor

Sekretessavtal och tystnadsplikt

Ofta behövs innan medarbetaren börjar:

• Skicka tillsammans med anställningsavtalet
• Medarbetaren signerar allt samtidigt
• Extra viktigt för roller med tillgång till känslig information
• Kan signeras även före anställningens start

Ändringsavtal

Vid förändringar under anställningen:

• Löneökningar och justeringar
• Ändrad arbetstid eller tjänstgöringsgrad
• Nya arbetsuppgifter eller titel
• Distansarbete och hybridarbete
• Förändrade förmåner

Uppsägningar och avgångsavtal

Vid anställningens slut:

• Uppsägning från arbetsgivare eller arbetstagare
• Avgångsavtal och överenskommelser
• Bekräftelse av sista arbetsdag
• Återlämning av utrustning och nycklar

Personalhandbok och policydokument

Bekräfta att medarbetaren tagit del av viktiga dokument:

• Personalhandbok och företagsregler
• IT-policy och säkerhetspolicy
• Alkohol- och drogpolicy
• Likabehandlingsplan
• GDPR-information och samtycken

Kompetensutveckling och utbildning

Avtal kring kompetensutveckling:

• Utbildningsavtal med återbetalningsskyldighet
• Certifieringar och licensavtal
• Studieledighet och karriärutveckling

Förmåner och extraförsäkringar

Dokument kring anställningsförmåner:

• Tjänstebil och bilförmån
• Pensionsval och försäkringar
• Friskvårdsbidrag
• Mobil- och hemdatorförmåner

GDPR och personuppgiftshantering

Är e-signering GDPR-kompatibelt?

Ja! E-signering med BankID är fullt GDPR-kompatibelt när det görs på rätt sätt:

Ert ansvar som arbetsgivare

Som HR-avdelning måste ni:

• Spara dokumenten själva: Vi raderar efter 30 dagar, ni måste arkivera långsiktigt
• Ha ett personuppgiftsbiträdesavtal: Vi tillhandahåller standardavtal
• Informera medarbetare: Berätta hur personuppgifter hanteras
• Hantera registerutdrag: Om medarbetare begär sina uppgifter

Lagring och arkivering

Enligt arbetsmiljölagen och bokföringslagen måste anställningsavtal sparas:

• Anställningsavtal: Under hela anställningen + 2 år efter avslutad anställning
• Löneuppgifter: 7 år enligt bokföringslagen
• Arbetsmiljödokumentation: 10 år

Integration i er HR-process

Onboarding: Dag -7 till Dag 1

1. Dag -7: Muntligt erbjudande accepterat
   • Förbered alla nödvändiga dokument (anställningsavtal, NDA, policyer)
   • Ladda upp som PDF-filer
2. Dag -6: Skicka för e-signering
   • Lägg till ny medarbetare som signerare
   • Lägg till HR-representant som medundertecknare
   • Aktivera påminnelser
3. Dag -5 till -1: Medarbetaren signerar
   • Medarbetaren läser och signerar i sin egen takt
   • Automatiska påminnelser om något glöms
   • HR kan följa status i realtid
4. Dag 1: Första arbetsdagen
   • Alla dokument är redan signerade
   • Medarbetaren kan börja arbeta direkt
   • Ni kan fokusera på introduktion istället för administration

Löpande under anställningen

När ändringar behöver göras:

• Förbered ändringsavtal med nya villkor
• Skicka för e-signering till medarbetaren
• Klart på några timmar istället för möte eller postutskick
• Spara det signerade avtalet i personalakt

Offboarding: När anställningen avslutas

• Skicka uppsägning eller avgångsavtal för signering
• Dokumentera överenskommelse om sista arbetsdag
• Bekräftelse av återlämnad utrustning
• Tydlig dokumentation för ev. framtida tvister

Tidsbesparing och kostnadsjämförelse

Traditionell process (papper)

Per nyrekrytering med 5 dokument att signera:

• Förberedelse: 20 min (skriva ut, sortera, förbereda)
• Möte eller postutskick: 30-60 min (möte) eller 3-5 dagar (post)
• Väntan: 1-7 dagar tills alla dokument kommer tillbaka
• Arkivering: 15 min (skanna, namnge, spara)
• Kostnad: Porto (50-100 kr), tid (1-2 timmar), försenad start
• Total tid: 1-2 timmar + 1-7 dagars väntetid

Med e-signering

Per nyrekrytering med 5 dokument:

• Förberedelse: 5 min (ladda upp PDF:er)
• Utskick: 2 min (lägg till signerare, skicka)
• Väntan: 2-24 timmar (oftast samma dag)
• Arkivering: Automatiskt via e-post
• Kostnad: 5 × 49 kr = 245 kr (inget porto, ingen tid)
• Total tid: 7 minuter + några timmar väntetid

Räkneexempel per år

Företag som anställer 20 personer per år med i genomsnitt 4 dokument per person:

• Traditionellt: 20-40 timmar HR-tid + 1000-2000 kr i porto
• E-signering: 2-3 timmar HR-tid + 3920 kr (80 dokument × 49 kr)
• Besparing: 17-37 timmar per år som kan läggas på annan HR-verksamhet

Om HR-tidens värde är 500 kr/timme:

• Tidsbesparing: 17 × 500 = 8500 kr i arbetstid
• Porto och material: 1500 kr
• Total besparing: 10 000 kr - 3920 kr (e-signering) = 6080 kr + 17 timmar

Vanliga frågor från HR-avdelningar

Är e-signerade anställningsavtal juridiskt bindande?

Ja, fullständigt! BankID-signering är en avancerad elektronisk signatur (AES) enligt eIDAS med starkt juridiskt bevisvärde. Alla svenska domstolar godkänner e-signerade anställningsavtal.

Vad händer om medarbetaren inte har BankID?

Nästan alla svenskar har BankID idag. Om någon inte har det kan de skaffa det gratis via sin bank på några minuter. För utländska medarbetare utan svenskt personnummer fungerar tyvärr inte BankID - då krävs traditionell signering.

Kan vi integrera med vårt HR-system?

SigneraDokument har för närvarande ingen API-integration. Tjänsten används fristående via webbgränssnittet. För helintegrerade lösningar med ATS, lönesystem etc rekommenderar vi HR-specifika plattformar som Bamboo HR eller Workday.

Hur sparar vi de signerade dokumenten långsiktigt?

De färdigsignerade dokumenten skickas automatiskt till alla parter via e-post. Du kan spara dessa PDF:er direkt i ert befintliga HR-system, filserver eller dokumenthanteringssystem. Vi raderar dokumenten efter 30 dagar så ni måste ha egna rutiner för långtidsarkivering.

Vad säger facket om e-signering?

De flesta svenska fackförbund godkänner e-signering av anställningsavtal. Det påverkar inte medarbetarens rättigheter - avtalet är lika bindande oavsett signeringsmetod.

Kan vi ha e-signering för vissa dokument och papper för andra?

Absolut! Ni kan använda e-signering när det passar och falla tillbaka på traditionell signering när det behövs. Det är helt upp till er.

Behöver vi uppdatera våra HR-policyer?

Det kan vara bra att nämna i er personalhandbok att ni använder digital signering med BankID. Detta är mest för transparens och information till medarbetare.

Fungerar det för visstidsanställningar och timanställda?

Ja, perfekt! E-signering passar alla anställningsformer - tillsvidare, visstid, timavtal, praktik etc.

Kom igång med digital HR-hantering

1. Digitalisera era dokumentmallar

Konvertera era befintliga mallar (Word/Google Docs) till PDF-format. Se till att de innehåller all nödvändig information.

2. Testa internt först

Prova tjänsten med ett testdokument mellan HR-kollegor för att förstå flödet.

3. Börja med nyrekryteringar

Använd e-signering för nya anställningar först. Det är enklast att introducera i början av anställningsresan.

4. Utbilda HR-teamet

Se till att alla på HR förstår hur tjänsten fungerar och kan guida medarbetare.

5. Informera medarbetarna

Berätta att ni använder digital signering. De flesta uppskattar det moderna sättet.

6. Etablera arkiveringsrutiner

Säkerställ att ni har en tydlig process för att spara de färdigsignerade dokumenten i ert HR-system.